Saper gestire il proprio tempo è fondamentale durante la giornata lavorativa, si eviterà cosi di incorrere nello stress, affrontando in modo più sereno e produttivo il lavoro.

Calendarizza le attività

Il consiglio è quello di creare una cartella Excel, o utilizzare un’agenda cartacea, in modo da organizzare la propria giornata lavorativa in base a priorità e urgenze. Questo lavoro dovrebbe essere svolto idealmente il venerdì, così da iniziare la settimana successiva sapendo già da dove partire. È bene indicare per ogni mansione la quantità di tempo presunta per lo svolgimento della stessa, riservando un bonus di 10-15 minuti per far fronte a imprevisti e urgenze.

Prevedi l’imprevisto o l’urgenza

Quando stai organizzando i tuoi impegni, lascia sempre spazio a richieste urgenti e/o imprevisti. Il consiglio è quello di ritagliarsi ogni giorno un lasso di tempo sufficiente a colmare il possibile problema risolvendolo senza cambiare i piani. Cosa fare del tempo riservato all’imprevisto se tutto procede normalmente? La risposta è semplice, utilizzare quel tempo per aumentare la qualità del proprio lavoro portandosi avanti con le mansioni.

Evita le distrazioni

Quando ci si distrae la nostra soglia di attenzione scende radicalmente, anche se non ce ne rendiamo conto, e il rischio è quello di fare errori di distrazione che talvolta possono compromettere l'intera qualità del lavoro svolto. Per ridurre il rischio di distrarsi è consigliabile non tenere il cellulare personale sulla scrivania, evitando così di “essere tentati” da una notifica e eliminare tutto ciò che non è direttamente collegato al lavoro svolto. Altro consiglio è quello di concedersi una breve pausa a metà mattina e a metà pomeriggio, prendendo un caffè o anche solo facendo due passi.

Svolgi le attività più pesanti a inizio giornata

All’inizio della giornata la nostra mente è più fresca motivo per cui è ideale partire con le mansioni più impegnative, in modo da completarle in un lasso minore di tempo. Lavori più soft, come la lettura delle e-mail o il controllo dei social dell’azienda, possono essere effettuate successivamente, visto che richiedono meno impegno.

Lavora per priorità

Imparare a valutare quale mansione sia più importante o urgente di un’altra è fondamentale se si vuole lavorare senza stress e in modo proattivo. Spesso ci vengono richieste molte cose nello stesso momento, ma ciò non significa che dobbiamo interrompere un lavoro più importante per far immediatamente fronte alla richiesta, anche se viene posta da un superiore poiché spesso quest’ultimo non è a conoscenza delle nostre deadline.

Elimina i tempi morti

Talvolta può capitare di avere momenti in cui apparentemente non si sappia cosa fare. Ad esempio quando attendiamo la risposta di una e-mail del nostro superiore per approvazione, quando abbiamo terminato le attività pianificate ecc. ecc. Momenti come questi, sono in realtà molto preziosi e, sprecarli per funzioni non lavorative, è poco produttivo. Il consiglio è quello di utilizzarli per approfondire il proprio know-how lavorativo magari proponendo strategie volte a migliorare l’immagine dell’azienda oppure utilizzarli per trovare risposta a ciò che non sappiamo, in modo da essere preparati nel momento del bisogno, salvaguardando il nostro tempo.

Abbiamo visto che ottimizzare il proprio tempo è più semplice di quel che si possa pensare e ci consente non solo di aumentare la produttività a pari di ore lavorative prodotte ma di lavorare più serenamente riducendo il fattore stress.

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